Systemy kontroli w procesie sporządzania sprawozdań finansowych

Mechanizmy kontroli projektuje się i stosuje w celu ograniczenia liczby nieprawidłowości i nadużyć w działalności Banku, zapewnienia jakości i poprawności realizowanych zadań, zgodności działania Banku z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi oraz rzetelności rachunkowości, sprawozdawczości i informacji zarządczej.

Kontrola wewnętrzna i zarządzanie ryzykiem

W PKO Banku Polskim SA działa system kontroli wewnętrznej, który obejmuje: mechanizmy kontroli, badanie zgodności działania z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi Banku i audyt wewnętrzny.

Celem systemu kontroli wewnętrznej jest wspomaganie procesów decyzyjnych przyczyniające się do zapewnienia:  skuteczności i efektywności działania Banku, wiarygodności sprawozdawczości finansowej oraz zgodności działania z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi. W ramach systemu kontroli wewnętrznej Bank identyfikuje ryzyko: związane z każdą operacją, transakcją, produktem i procesem oraz wynikające ze struktury organizacyjnej Banku i Grupy Kapitałowej Banku.

Mechanizmy kontroli projektuje się i stosuje w celu ograniczenia liczby nieprawidłowości i nadużyć w działalności Banku, zapewnienia jakości i poprawności realizowanych zadań, zgodności działania Banku z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi oraz rzetelności rachunkowości, sprawozdawczości i informacji zarządczej.  Mechanizmy kontroli zobowiązani są stosować wszyscy pracownicy Banku. Stosowanie mechanizmów kontroli sprawdzane jest w ramach kontroli wewnętrznej funkcjonalnej oraz audytów wewnętrznych.

Kontrola wewnętrzna funkcjonalna to działania realizowane w sposób ciągły, polegające na sprawdzaniu poprawności czynności wykonywanych przez wszystkich pracowników Banku, w tym stosowania przez nich mechanizmów kontroli, w celu zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi Banku oraz bieżące oddziaływanie i reagowanie na nieprawidłowości.

W celu zapewnia rzetelności i poprawności funkcjonowania procesu sporządzania sprawozdań finansowych w Banku, zaprojektowano i wdrożono szereg mechanizmów kontroli, które wbudowano w funkcjonalność systemów sprawozdawczych oraz w regulacje wewnętrzne dotyczące tego procesu. Mechanizmy te polegają m.in. na stosowaniu w sposób ciągły weryfikacji i rekoncyliacji danych sprawozdawczych z księgami rachunkowymi, analitycznymi i innymi dokumentami będącymi podstawą sporządzania sprawozdań finansowych oraz z obowiązującymi przepisami w zakresie zasad rachunkowości i sporządzania sprawozdań finansowych.

Proces sporządzania sprawozdań finansowych jest cyklicznie poddawany wielostopniowej kontroli wewnętrznej funkcjonalnej, w szczególności w zakresie poprawności uzgodnień rachunkowych, analizy merytorycznej i rzetelności informacji. Zgodnie z przepisami wewnętrznymi, sprawozdania finansowe są akceptowane przez Zarząd PKO Banku Polskiego SA oraz Komitet Audytu Rady Nadzorczej powołany przez Radę Nadzorczą PKO Banku Polskiego SA w 2006 roku.

Do zadań Komitetu Audytu Rady Nadzorczej należy m.in. monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej, w tym przegląd okresowych i rocznych sprawozdań finansowych jednostkowych i skonsolidowanych, ze szczególnym uwzględnieniem:

• informacji dotyczących istotnych zmian w polityce rachunkowości i sprawozdawczości oraz sposobie dokonywania znaczących dla sprawozdawczości finansowej szacunków i ocen kierownictwa, a także zgodności procesu sprawozdawczości finansowej z obowiązującymi przepisami prawa,
• znaczących korekt wynikających z badania oraz opinii audytora z badania sprawozdań finansowych, omówienia wszelkich problemów, zastrzeżeń i wątpliwości wynikających z badania sprawozdań finansowych oraz analizy zaleceń audytora zewnętrznego kierowanych do Zarządu Banku oraz odpowiedzi Zarządu Banku w tym zakresie.
• Opis współpracy Komitetu Audytu z audytorem zewnętrznym oraz jej ocena znajduje się w sporządzanym corocznie sprawozdaniu z działalności Komitetu Audytu stanowiącym załącznik do sprawozdania Rady Nadzorczej z działalności tego organu.

Podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych

Zgodnie z treścią uchwał Rady Nadzorczej (ostatniej z dnia 29 stycznia 2014 roku) w sprawie zasad wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych PKO Bank Polski SA stosuje regułę, zgodnie z którą przyjmuje się, iż:

• maksymalny okres nieprzerwanej współpracy z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych wynosi 6 lat, a począwszy od okresu współpracy obejmującej badanie sprawozdań finansowych za lata 2015-2017 maksymalny okres współpracy wynosi 5 lat,
• umowę na badanie oraz przegląd sprawozdań finansowych zawiera się maksymalnie na okres 3 lat,
• podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych może ponownie wykonywać czynności badania sprawozdań finansowych po upływie co najmniej 3 lat.

Do wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych za rok 2014 zastosowane zostały zasady określone przez Radę Nadzorczą w 2010 roku, z wyłączeniem niektórych zapisów dotyczących trybu wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, w tym ograniczenia do 6 lat  maksymalnego okresu nieprzerwanej współpracy z tym podmiotem.

Bank wystąpił do Komisji Nadzoru Finansowego o wyrażenie pozytywnego stanowiska odnośnie wydłużenia okresu współpracy z podmiotem uprawnionym tj. PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. o jeden rok. W dniu 19 grudnia 2013 roku KNF przychyliła się do prośby Banku, traktując przedłużenie współpracy Banku z dotychczasowym audytorem jako wyjątkowe odstępstwo od zasady generalnej.

Informacje dotyczące umowy z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych:

• W dniu 28 marca 2011 roku Rada Nadzorcza PKO Banku Polskiego SA dokonała wyboru spółki PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. jako podmiotu uprawnionego do badania i przeglądu sprawozdań finansowych Banku i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej Banku. PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Armii Ludowej 14 jest wpisana na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów pod numerem 144. Wybór podmiotu uprawnionego do badania i przeglądu sprawozdań finansowych dokonany został przez Radę Nadzorczą Banku zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami zawodowymi, na podstawie par. 15 ust.1 pkt 3 Statutu Banku.
• W dniu 14 kwietnia 2011 roku pomiędzy PKO Bankiem Polskim SA i podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych firmą PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. została zawarta umowa na przeprowadzenie badania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych za lata kończące się 31 grudnia odpowiednio 2011, 2012 oraz 2013 roku oraz przeglądów sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych za okresy sześciu miesięcy kończące się 30 czerwca odpowiednio 2011, 2012 oraz 2013 roku. Bank korzystał w przeszłości z usług spółki PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. w zakresie badania i przeglądu sprawozdań finansowych PKO Banku Polskiego SA i Grupy Kapitałowej za lata 2008-2010 oraz usług pokrewnych.
• W dniu 5 marca 2014 roku Rada Nadzorcza Banku dokonała wyboru spółki PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. jako podmiotu uprawnionego do badania i przeglądu sprawozdań finansowych Banku i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej Banku. Wybór podmiotu uprawnionego do badania i przeglądu sprawozdań finansowych dokonany został przez Radę Nadzorczą Banku zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami zawodowymi, na podstawie § 15 ust.1 pkt 3 Statutu Banku.
• W dniu 18 czerwca 2014 roku pomiędzy PKO Bankiem Polskim SA i podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych firmą PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. została zawarta umowa na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego za rok kończący się 31 grudnia 2014 roku oraz przegląd sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego za okres sześciu miesięcy kończący się 30 czerwca 2014 roku.
• Łączna wysokość wynagrodzenia PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. wynikająca z umów zawartych przez PKO Bank Polski SA za rok obrotowy 2014 wyniosła 6 705,0 tys. PLN wobec 3 211,0 tys. PLN netto za rok obrotowy 2013.

Wynagrodzenie podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych (w tys. PLN)